Jak przebiega współpraca z księgową

Zalety pracy z księgową możemy mnożyć do woli startując od rzetelności i terminowości usług, a stopując na miłej atmosferze w trakcie spotkań. Warto jednak pochylić się na moment nad tym, jak w rzeczywistości wygląda współpraca z księgową, czy są jakieś wymagania w stosunku do przedsiębiorcy i co przedsiębiorca zyskuje na takiej współpracy.

Zadaniem biura rachunkowego jest dbanie o dobro klienta, żeby zyskiwał jak najszersze korzyści w obszarze rachunkowości. Znajomość obowiązujących przepisów daje możliwość księgowej ocenę, które ulgi i odliczenia są dostępne dla klienta i czy je stosuje. W ten sposób właściciele firm zyskują możliwość pomniejszenia kosztów jednocześnie nie stroniąc od żadnych zasad i praw. Biuro rachunkowe stale sprawdza aktualizacje w prawach, z tego względu właściciel firmy zawsze może poprosić o pomoc albo z pytaniem, jeśli ustalone zmiany są niezrozumiałe. Nawet jeżeli biuro nie prowadzi doradztwa, przedsiębiorca zawsze może zapytać, kiedy coś jest trudne. Warto podkreślić, że biuro rachunkowe, podejmując się obsługi klienta dba o to, aby niezbędne rozliczenia były składane terminowo, a dzięki współczesnym systemom informatycznym, wiele powtarzalnych procesów jest zautomatyzowana, a rozliczenia są skrupulatnie przygotowywane i sprawdzane. W ten sposób właściciele firm nie muszą martwić się księgowością a mogą poświęcić uwagę pozostałym obszarom działania firmy.

Kluczowym aspektem pracy z księgową jest stały kontakt bazujący na wzajemnej relacji. Właściciel firmy ma sposobność kontaktu z księgową w potrzebnych sprawach, ale ważne jest również to, aby przedsiębiorcy byli dostępni dla biura rachunkowego. Może być tak, że będzie należało coś wytłumaczyć i przedyskutować, dlatego istotne jest, aby właściciele firm nie bali się kontaktu z biurem rachunkowym. Niezależnie od sytuacji, celem biura rachunkowego jest wsparcie klienta. Jeżeli któraś ze stron jest w danym momencie niedostępna, z pewnością uda się skontaktować w innym terminie. Dobry kontakt przekłada się na łatwy przepływ wiedzy, dzięki czemu współpraca jest znacznie bardziej miła.

Dobra atmosfera we współpracy między księgową, a klientem, wyróżniająca się zrozumieniem i otwartością przekłada się też na tworzenie zaufania. W ten sposób właściciele firm bez strachu przekazują księgowym swoje dokumenty i inne sprawy, tym samym otrzymując rzetelną i terminową obsługę.

http://www.ksiegowosc-torun.com.pl/

Główne wytyczne pracy z księgową

Każda współpraca buduje się przez pewne ustalone z góry wytyczne, dzięki czemu obie strony wiedzą, czego mogą się spodziewać i jakie potrzeby realizuje współpraca. Bez względu na to, czy do biura rachunkowego przychodzi klient, który dopiero planuje rozpocząć firmę czy klient, który prowadzi działalność przez lata, ale wybiera nowe biuro rachunkowe obsługujące jego księgowość, za każdym razem na początku trzeba omówić zasady, które będą egzekwowane w trakcie współpracy. Te ustalone zasady zapewniają, że nie wystąpią żadne wątpliwości.

Przygotowanie warunków pracy między biurem rachunkowym a klientem

Praca z każdą księgową opiera się o wiążącą umowę, ale nim dojdzie do jej podpisania, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe razem z klientem omawia warunki pracy. Wśród takich ustaleń znajdą się zasady współpracy opisujące dostępność klienta i biura w celu kontaktu, metody dostarczania, przetrzymywania i wyliczania dokumentów, odpowiednie terminy, które muszą zostać zachowane, żeby księgowa miała wystarczającą ilość czasu, by przygotować niezbędne rozliczenia, nim upłynie ostateczna data ich wysyłania na przykład do US i ZUS. W ciągu ustalania wytycznych z biurem rachunkowym ustalane są również opłaty za obsługę usług księgowych. Takie kwoty przeważnie zależą od liczby dokumentów, ilości pracowników, przystąpienia do VAT-u i innych kryteriów, które przekładają się na potrzebę zaangażowania księgowej. Gdy konieczne ustalenia zostaną omówione i potwierdzone przez biuro i klienta, przygotowana zostanie umowa.

Podpisanie umowy z księgową

Umowa z księgową ma w sobie poszczególne ustalenia, jakich biuro rachunkowe dokonało z właścicielem firmy. W takiej umowie nie może znaleźć się nic, o czym nie byłoby mowy podczas ustalania warunków pracy. W chwili podpisania umowy współpraca zostaje oficjalnie rozpoczęta i od tego momentu biuro rachunkowe zobowiązuje się do wykonywania usług jak najlepszej jakości trzymając się omówionych wytycznych. Złamanie ustalonych zasad może zakończyć się zerwaniem umowy również ze strony biura rachunkowego, jeśli klient nie pilnuje swoich zobowiązań.

Udostępnianie dokumentów księgowych

Jednym z najważniejszych obowiązków, które leżą po stronie klienta, jest odpowiednie przesyłanie dokumentów księgowych. Przeważnie zapisy umowne mówią kiedy klient ma przesyłać niezbędne dokumenty , żeby wszelkie rozliczenia mogły zostać przygotowane terminowo. Dla przykładu w większości biur rachunkowych karygodne jest, aby właściciele firm przekazywali dokumenty w ostatecznym terminie   rozliczeń i oczekiwali, że będą one wykonane na czas. Bardzo często biura rachunkowe proszą, by dokumenty trafiały do biura nie później niż 15 dnia miesiąca, żeby był czas na wprowadzenie ich do systemu, a także prawidłowe rozliczenie. Przeważnie dokumenty można udostępniać drogą elektroniczną lub osobiście w biurze.

Przedstawicielstwo klienta

Sporo biur rachunkowych oferuje przedstawicielstwo przedsiębiorców w takich instytucjach jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Wystarczy wydać niezbędne pełnomocnictwa, za sprawą których biuro rachunkowe otrzyma prawo przedstawicielstwa przedsiębiorcy z patrzeniem na jego dobro.

Wsparcie z zakresu usług rachunkowych

Nawet kiedy biuro rachunkowe nie oferuje doradztwa, z pewnością odpowie na nurtujące pytania albo wytłumaczy wprowadzane do praw przez rząd nowości. To wskazuje, jak niezwykle ważne jest dla księgowych, by współpraca z klientem była jak najlepsza i dobra dla obu stron. Warto zatem korzystać z usług księgowych.